Sistem Pengendalian Intern

Sistem Pengendalian Intern meliputi struktur organisasi, metode, dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan untuk menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, mendorong efisiensi dan mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen. Dengan definisi tersebut maka sistem mengendalian intern bertujuan pada hasil yang hedak dicapai, bukan pada unsur-unsur pembentuk sistem pengendalian intern. Dengan demikian sistem pengendalian intern berlaku untuk semua perusahaan baik perusahaan yang melaksanakan secara manual, mekanik, maupun yang telah terkomputerisasi.

A.     Unsur-unsur Pengendalian Intern

Menurut tujuannya sistem pengendalian intern terbagi menjadi dua macam yaitu pengendalian intern akuntansi (Internal Accounting Control) dan Pengendalian Intern Administratif (Internal Administrative Control). Sistem pengendalian intern akuntansi merupakan bagian dari sistem pengendalian intern yang meliputi struktur organisasi, metode dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan terutama untuk menjaga kekayaan organisasi dan mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi. Pengendalian intern administratif meliputi struktur organisasi, metode dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan terutama untuk mendorong efisiensi dan dipatuhinya kebijakan manajemen. Atas definisi tersebut tujuan sistem pengendalian intern terbagi menjadi empat, pertama sistem pengendalian intern bertujuan untuk menjaga kekayaan organisasi, kedua sistem pengendalian intern bertujuan untuk mengecek keandalan dan ketelitian data akuntansi, ketiga sistem pengendalian intern bertujuan untuk mendorong efisiensi, keempat sistem pengendalian intern bertujuan untuk mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen.

Terdapat beberapa unsur-unsur dalam pembentuk sistem pengendalian intern yang baik, pertama struktur organisasi yang memisahkan tanggungjawab fungsional secara tegas, kedua sistem wewenang dan prosedur pencatatan memberikan perlindungan yang cukup terhadap kekayaan, utang, pendapatan dan biaya, ketiga praktik yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi unit organisasi, keempat karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggungjawabnya. Adapun penjelasan lebih lanjut adalah sebagai berikut;

1.      Struktur organisasi yang memisahkan tanggungjawab fungsional secara tegas

Struktur organisasi merupakan rerangka (framework) pembagian tanggungjawab fungsional kepada unit-unit organisasi yang dibentuk untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan pokok perusahaan. Dalam praktik di dalam perusahaan harud dipisahkan tanggung jawab fungsional karyawan. Pemisahan tanggungjawab fungsional karyawan berdasarkan prinsip-prinsip berikut ini:

a.      Pemisahan antara fungsi operasi dan penyimpanan dengan fungsi akuntansi

Fungsi operasi adalah fungsi yang memiliki wewenang untuk melaksanakan suatu kegiatan. Dan setiap kegiatan didalam perusahaan memerlukan otorisasi dari manajer fungsi yang memiliki wewenang untuk kegiata tersebut. Fungsi penyimpanan adalah fungsi yang memiliki wewenang untuk melaksanakan penyimpanan terhadap aset yang dimiliki oleh perusahaan. Fungsi akuntansi adalah fungsi yang memiliki wewenang untuk mencatat peristiwa keuangan perusahaan.

b. Semua fungsi tidak diperkenankan untuk diberi tanggungjawab penuh untuk melaksanakan semua tahap suatu transaksi

Dengan dipisahkannya beberapa fungsi dari organisasi perusahaan maka diharapkan akan terjadi internal check diantara organisasi pelaksana. Dengan pemisahan fungsi operasi dan penyimpanan dengan fungsi akuntansi maka catatan akuntansi yang disajikan oleh perusahaan mencerminkan transaksi yang sesungguhnya yang dilaksanakan oleh unit organisasi yang memegang fungsi operasi dan penyimpanan. Dengan hal ini diharapkan keamanan dan kekayaan organisasi dapat dijaga.

2.      Sistem wewenang dan prosedur pencatatan memberikan perlindungan yang cukup terhadap kekayaan, utang, pendapatan dan biaya

Dalam organsisasi setiap transaksi hanya terjadi atas dasar otorisasi dari pejabat yang memiliki wewenang untuk menyetujui terjadinya transaksi tersebut. Oleh karena itu didalam organisasi harus dibuat sistem pengatur pembagian wewenang untuk otorisasi atas terlaksananya setiap transaksi.

3.      Praktik yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi unit organisasi

Pembagian tanggungjawab fungsional dan sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang telah ditetapkan tidak akan terlaksana dengan baik jika tidak diciptakan cara-cara untuk menjamin praktik yang sehat dalam pelaksanaannya. Adapun beberapa cara yang ditempuh untuk menerapkan praktik yang sehat dalam organisasi adalah sebagai berikut:

a.     Penggunaan formulir bernomor urut tercetak yang pemakaiannya harus dipertanggungjawabkan oleh yang berwenang.

b.      Pemeriksanaan mendadak (Surprised Audit)

c.     Setiap transaksi tidak boleh dilaksanakan dari awal sampai akhir oleh satu orang atau satu unit organisasi saja, tanpa ada campur tangan dari orang atau unit organisasi lainnya.

d.  Perputara job (Job Rotation), perputaran job yang dilakukan untuk menjaga independensi pejabat yang melaksanakan tugasnya, sehingga persekongkolan diantara mereka dapat dihindari.

e.       Keharusan pengambilan cuti bagi karyawan yang berhak.

f.        Secara periodik diadakan pencocokan fisik kekayaan organisasi dengan catatannnya.

g.     Pembentukan unit organisasi yang bertugas untuk mengecek efektivitas unsur-unsur pengendalian intern lainnya.

4.      Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggungjawabnya

Permasalahan terakhir dalam tata kelola perusahaan adalah sumber daya manusia perusahaan, karena bagaimanapun baiknya struktur organisasi, sistem otorisasi, prosedur pencatatan, dan berbagai cara untuk mendorong praktik yang sehat  sangat tergantung pada manusia yang menjalankan fungsi tersebut. Jika perusahaan memiliki karyawan yang jujur dan kompeten maka unsur pengendalian intern dapat dikurangi sampai batas yang minimal dan perusahaan tetap mampu mengahsilkan pertanggungjawaban operasi dengan dapat diandalkan. Untuk mendapatkan karyawan yang tepat, perusahaan dapat melaksanakan beberapa cara sebagai berikut;

a.       Seleksi calon karyawan berdasarkan persyaratan yang dituntut oleh pekerjaan tersebut

b.  Pengembangan pendidikan karyawan selama menjadi karyawan perusahaan sesuai dengan tuntutan perkembangan pekerjaan.

B.     Lingkungan Pengendalian (Control Environment)

Lingkungan pengendalian mencerminkan sikap dan tindakan pemilik dan manajer perusahaan mengenai pentingnya pengendalian intern perusahaan. Efektifitas pengendalian intern perusahaan sangat ditentukan oleh atmostfer yang diciptakan lingkungan pengendalian. Lingkungan pengendalian intern memiliki empat unsur yang pertama filosofi dan gaya operasi, kedua berfungsinya dewan komisaris dan komite pemeriksa, ketiga pengendalian manajemen, dan keempat adalah kesadaran pengendalian.

1.      Filosofi dan gaya operasi

Filosofi merupakan seperangkat keyakinan dasar (basic beliefs) yang menjadi parameter bagi perusahaan dan karyawannya. Philosophy merupakan apa yang seharusnya dilakukan oleh perusahaan dan apa yang seharusnya tidak dilakukan oleh perusahaan. Gaya operasi mencerminkan ide manajer tentang bagaimana operasi suatu kesatuan harus dilaksanakan. Ada manajer yang mementingkan pelaporan keuangan yang dilakukan oleh perusahaan, ada manajemen yang mementingkan keputusan terpusat. Itu mungkin gaya operasi dari masing-masing manajemen.

2.      Berfungsinya Dewan Komisaris dan Komite Pemeriksaan

Dewan komisaris adalah wakil pemegang saham dalam perusahaan berbadan hukum perusahaan terbatas (PT). Dewan ini berfungsi megawasi pengelolaan perusahaan yang dilaksanakan oleh manajemen (direksi). Dengan demikian dewan komisaris yang aktif menjalankan fungsinya dapat mencegah konsentrasi pengendalian yang terlalu banyak ditangan manajemen (direksi). Dewan komisaris menunjuk kantor akuntan untuk memeriksa laporan keuangan perusahaan, dengan demikian akuntan dalam menjalankan tugas dengan independent. Adapun fungsi dari komite audit adalah sebagai berikut:

a.   Menunjuk kantor akuntan publik guna melaksanakan pemeriksaan tahunan terhadap laporan keuangan perusahaan.

b.      Membicarakan luas pemeriksaan dengan kantor akuntan publik

c.   Meminta komunikasi langsung denga kantor akuntan publik mengenai masalah-masalah besar yang ditemukan akuntan dalam pemeriksaan.

d.      Menelaah laporan keuangan dan laporan akuntan pada saat pemeriksaan selesai dilakukan.

Adapun hal-hal yang perlu dikomunikasikan antara akuntan dan komite audit adalah sebagai berikut:

a.       Kebijakan akuntansi yang penting tertentu yang dipilih oleh manajemen

b.      Proses yang digunakan manajemen dalam melakukan penaksiran akuntansi

c.       Akibat adustment yang diajukan oleh kantor akuntan publik

d.      Ketidak cocokan antara akuntan publik dan manajemen tentang penerapan prinsip akuntansi

e.       Kesulitan yang dilalui akuntan publik dalam melaksanakan pemeriksaan.

3.      Metode Pengendalian Manajemen

Metode pengendalian manajemen merupakan metode perencanaan dan pengendalian alokasi sumber daya perusahaan dalam mencapai tujuan perusahaan.  Perencanaan dan pengendalian manajemen ditentukan dalam empat tahapan yaitu tahapan pertama penyusunan program (rencana jangka panjang), tahapan yang kedua penyusunan anggaran (rencana jangka pendek), tahapan ketiga adalah pelaksanaan dan pengukuran, tahapan yang keempat adalah pelaporan dan analisis.

a.      Penyusunan Program

Proses manajemen perusahaan dimulai dengan perecanaan sratejik (Strategic Planning) yang didalamnya terdapat penetapan tujuan perusahaan dan penentuan strategi yang dilakukan untuk mencapai tujuan tersebut. Setelah tujuan perusahaan ditetapkan dan strategi untuk mencapai tujuan tersebut dipilih proses manajemen yang dilakukan berikutnya adalah menyusun program-program untuk mencapa tujuan perusahaan yang ditetapkan dalam perencanaan stratejik.

Penyusunan program merupakan proses pengambilan keputusan mengenai program yang akan dilaksanakan oleh perusahaan dan penaksiran sumber yang dialokasikan kepada setiap program tersebut. Dengan adanya program diharapakan terdapat arahan yang jelas terkait dengan program kerja yang dilakukan oleh perusahaan, sehingga anggaran perusahaan dapat disiapkan dengan lebih baik.

b.      Penyusunan Anggaran

Proses penyusunan anggaran pada dasarnya merupakan proses penetapan peran (Role Setting)  dalam usaha mencapai tujuan perusahaan. Dalam proses penyusunan anggaran ditetapkan siapa yang akan berperan dalam melaksanakan sebagian kegaiatan pencapaian tujuan perusahaan dan ditetapkan pula sumber ekonomi yang disediakan pula bagi perusahaan. Sumber ekonomi yang disediakan untuk memungkinkan manajer berperan dalam usaha mencapai tujuan perusahaan yang tertuang dalam informasi akuntansi anggaran perusahaan. Anggaran menjadi alat pengendalian perusahaan hal ini dikarenakan anggaran berisi informasi akuntansi yang disajikan untuk pertanggungjawaban yang mengukur sumber ekonomi yang disediakan selama tahun berjalana bagi manajer untuk melaksanakan aktivitas operasi.  

c.       Pelaksanaan dan Pengukuran

Partisipasi para manajer dalam penyusunan anggaran merupakan faktor yang menimbulkan self control dalam melaksanakan anggaran. Partisipasi adalah suatu proses pengambilan keputusan bersama oleh kedua pihak atau lebih yang mempunyai dampak masa depan bagi pembuat keputusan. Partisipasi dalam penyusunan anggaran berarti keikutsertaan Operating Manager dalam memutuskan bersama dengan komite anggaran mengenai rangkaian kegiatan dimasa yang akan datang, yang akan ditempuh oleh operating managers tersebut dalam mencapai tujuan organisasi.Tingkat partisipasi operating managers dalam menyusun anggaran akan mendorong moral kerja yang tinggi dan inisiatif para manajer. Moral kerja yang tinggi merupakan kepuasan seseorang terhadap pekerjaan, atasan, dan rekan kerjanya. Moral kerja yang tinggi  ditentukan oleh seberapa besar seseorang mengidentifikasikan dirinya menjadi bagian dari organisasi. Sehingga sense of commitment dalam diri karyawan dapat segera terbentuk.

d.      Pelaporan dan Analisis

Disamping program dan anggaran serta pelaksanaannya perusahaan dihadapkan pada kebutuhan akan melaporkan atas aktivitas yang dilakukan. Pelaporan ini menjadi analisis tersendiri bagi perusahaan. Analisis  diperlukan untuk mengevaluasi sejauh mana pencapaian perusahaan atas rencana kerja yang dilakukan dan kesinambungan antar program yang dilakukan.

4.      Kesadaran Pengendalian

Kesadaran pengendalian dapat tercermin dengan reaksi yang ditunjukan  oleh manajemen dari berbagai jenjang organisasi atas kelemahan pengendalian yang ditunjukan oleh manajemen dari berbagai jenjang organisasi atas kelemahan pengendalian. Jika perusahaan melakukan koreksi atau rekomendasi dari akuntan ekstern maupun intern maka ini menunjukan komitmen perusahaan terhadap lingkungan pengendalian intern.

C.     Pendekatan Untuk Merancang Pengendalian Intern Akuntansi

Untuk menjaga kekayaan organisasi biasanya dilakukan dua pendekatan pada tujuan sistem pengendailian intern perusahaan yaitu tujuan menjaga kekayaan perusahaan dan mengecek ketelitian dan keandalan informasi akuntansi. Dengan memperhatikan unsur pembentuk sistem pengendalian intern yang bagi perusahaan yaitu struktur organisasi yang memisahkan tanggungjawab fungsional secara tegas, sistem otorisasi dan prosedur pencatatan, dan praktik yang sehat.  Rincian tujuan sistem pengendalian intern adalah sebagai berikut:

1.      Menjaga kekayaan perusahaan

a.       Penggunaan kekayaan perusahaan hanya melalui sistem otorisasi yang telah ditentukan

-         Pembatasan akses langsung terhadap kekayaan

-         Pembatasan akses tidak langsung terhadap kekayaan

b.   Pertanggungjawaban kekayaan perusahaan yang dicatat dibandingkan dengan kekayaan yang sesungguhnya sudah ada

-         Pembandingan secara periodik antara catatn akuntansi dengan kekayaan yang sudah ada

-         Rekonsiliasi antara catatan akuntansi yang digunakan

2.      Mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi

a.       Pelaksanaan transaksi melalui sistem otorisasi yang telah ditentukan

-         Memberikan otorisasi oleh pejabat yang berwenang

-         Pelaksanaan transaksisesuai dengan otorisasi yang diberikan oleh pejabat yang berwenang

b.      Pencatatan transaksi yang terjadi dalam catatan akuntansi

-         Pencatatan semua transaksi yang terjadi

-         Transaksi yang dicatat adalah benar-benar terjadi

-         Transaksi yang dicatat dalam jumlah yang benar

-         Transaksi yang dicatat dalam periode akuntansi yang benar

-         Transaksi dicatat dengan penggolongan yang seharusnya

-         Transaksi dicatat dan diringkas dengan teliti