Sistem Pengendalian Intern meliputi struktur organisasi, metode, dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan untuk menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, mendorong efisiensi dan mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen. Dengan definisi tersebut maka sistem mengendalian intern bertujuan pada hasil yang hedak dicapai, bukan pada unsur-unsur pembentuk sistem pengendalian intern. Dengan demikian sistem pengendalian intern berlaku untuk semua perusahaan baik perusahaan yang melaksanakan secara manual, mekanik, maupun yang telah terkomputerisasi.
A. Unsur-unsur Pengendalian Intern
Menurut tujuannya sistem pengendalian intern terbagi menjadi dua macam yaitu pengendalian intern akuntansi (Internal Accounting Control) dan Pengendalian Intern Administratif (Internal Administrative Control). Sistem pengendalian intern akuntansi merupakan bagian dari sistem pengendalian intern yang meliputi struktur organisasi, metode dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan terutama untuk menjaga kekayaan organisasi dan mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi. Pengendalian intern administratif meliputi struktur organisasi, metode dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan terutama untuk mendorong efisiensi dan dipatuhinya kebijakan manajemen. Atas definisi tersebut tujuan sistem pengendalian intern terbagi menjadi empat, pertama sistem pengendalian intern bertujuan untuk menjaga kekayaan organisasi, kedua sistem pengendalian intern bertujuan untuk mengecek keandalan dan ketelitian data akuntansi, ketiga sistem pengendalian intern bertujuan untuk mendorong efisiensi, keempat sistem pengendalian intern bertujuan untuk mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen.
Terdapat beberapa unsur-unsur dalam pembentuk sistem pengendalian intern yang baik, pertama struktur organisasi yang memisahkan tanggungjawab fungsional secara tegas, kedua sistem wewenang dan prosedur pencatatan memberikan perlindungan yang cukup terhadap kekayaan, utang, pendapatan dan biaya, ketiga praktik yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi unit organisasi, keempat karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggungjawabnya. Adapun penjelasan lebih lanjut adalah sebagai berikut;
1. Struktur organisasi yang memisahkan tanggungjawab fungsional secara tegas
Struktur organisasi merupakan rerangka (framework) pembagian tanggungjawab fungsional kepada unit-unit organisasi yang dibentuk untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan pokok perusahaan. Dalam praktik di dalam perusahaan harud dipisahkan tanggung jawab fungsional karyawan. Pemisahan tanggungjawab fungsional karyawan berdasarkan prinsip-prinsip berikut ini:
a. Pemisahan antara fungsi operasi dan penyimpanan dengan fungsi akuntansi
Fungsi operasi adalah fungsi yang memiliki wewenang untuk melaksanakan suatu kegiatan. Dan setiap kegiatan didalam perusahaan memerlukan otorisasi dari manajer fungsi yang memiliki wewenang untuk kegiata tersebut. Fungsi penyimpanan adalah fungsi yang memiliki wewenang untuk melaksanakan penyimpanan terhadap aset yang dimiliki oleh perusahaan. Fungsi akuntansi adalah fungsi yang memiliki wewenang untuk mencatat peristiwa keuangan perusahaan.
b. Semua fungsi tidak diperkenankan untuk diberi tanggungjawab penuh untuk melaksanakan semua tahap suatu transaksi
Dengan dipisahkannya beberapa fungsi dari organisasi perusahaan maka diharapkan akan terjadi internal check diantara organisasi pelaksana. Dengan pemisahan fungsi operasi dan penyimpanan dengan fungsi akuntansi maka catatan akuntansi yang disajikan oleh perusahaan mencerminkan transaksi yang sesungguhnya yang dilaksanakan oleh unit organisasi yang memegang fungsi operasi dan penyimpanan. Dengan hal ini diharapkan keamanan dan kekayaan organisasi dapat dijaga.
2. Sistem wewenang dan prosedur pencatatan memberikan perlindungan yang cukup terhadap kekayaan, utang, pendapatan dan biaya
Dalam organsisasi setiap transaksi hanya terjadi atas dasar otorisasi dari pejabat yang memiliki wewenang untuk menyetujui terjadinya transaksi tersebut. Oleh karena itu didalam organisasi harus dibuat sistem pengatur pembagian wewenang untuk otorisasi atas terlaksananya setiap transaksi.
3. Praktik yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi unit organisasi
Pembagian tanggungjawab fungsional dan sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang telah ditetapkan tidak akan terlaksana dengan baik jika tidak diciptakan cara-cara untuk menjamin praktik yang sehat dalam pelaksanaannya. Adapun beberapa cara yang ditempuh untuk menerapkan praktik yang sehat dalam organisasi adalah sebagai berikut:
a. Penggunaan formulir bernomor urut tercetak yang pemakaiannya harus dipertanggungjawabkan oleh yang berwenang.
b. Pemeriksanaan mendadak (Surprised Audit)
c. Setiap transaksi tidak boleh dilaksanakan dari awal sampai akhir oleh satu orang atau satu unit organisasi saja, tanpa ada campur tangan dari orang atau unit organisasi lainnya.
d. Perputara job (Job Rotation), perputaran job yang dilakukan untuk menjaga independensi pejabat yang melaksanakan tugasnya, sehingga persekongkolan diantara mereka dapat dihindari.
e. Keharusan pengambilan cuti bagi karyawan yang berhak.
f. Secara periodik diadakan pencocokan fisik kekayaan organisasi dengan catatannnya.
g. Pembentukan unit organisasi yang bertugas untuk mengecek efektivitas unsur-unsur pengendalian intern lainnya.
4. Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggungjawabnya
Permasalahan terakhir dalam tata kelola perusahaan adalah sumber daya manusia perusahaan, karena bagaimanapun baiknya struktur organisasi, sistem otorisasi, prosedur pencatatan, dan berbagai cara untuk mendorong praktik yang sehat sangat tergantung pada manusia yang menjalankan fungsi tersebut. Jika perusahaan memiliki karyawan yang jujur dan kompeten maka unsur pengendalian intern dapat dikurangi sampai batas yang minimal dan perusahaan tetap mampu mengahsilkan pertanggungjawaban operasi dengan dapat diandalkan. Untuk mendapatkan karyawan yang tepat, perusahaan dapat melaksanakan beberapa cara sebagai berikut;
a. Seleksi calon karyawan berdasarkan persyaratan yang dituntut oleh pekerjaan tersebut
b. Pengembangan pendidikan karyawan selama menjadi karyawan perusahaan sesuai dengan tuntutan perkembangan pekerjaan.
*) oleh; Sandhi Idhar Rosydi, dirangkum dari buku Sistem Informasi Akuntansi, Mulyadi, 1995
0 komentar:
Posting Komentar